Associazione Italiana di Chimica Tessile e Coloristica
SOCIAL MEDIA POLICY

PREMESSA

 

AICTC – Associazione Italiana di Chimica Tessile e Coloristica, Ente del Terzo Settore (ETS) pubblica contenuti istituzionali sul sito web www.aictc.org, luogo virtuale dove sono depositate tutte le informazioni d’interesse pubblico e dove vengono approfondite le attività offerte agli utenti dell’ente, imprese e cittadini, fruibili spesso anche direttamente on line.

Per coinvolgere sempre più persone nell’attività di comunicazione istituzionale, AICTC è anche presente sui social media (Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, ecc.) secondo finalità istituzionali e di interesse generale, per ascoltare opinioni e per informare in tempo reale gli utenti delle iniziative e dei servizi offerti, che possono approfondire sul sito.

La Social Media Policy è il codice di condotta, adottato formalmente, che regola la relazione su internet, e in particolare sui social media, tra l’associazione ed i suoi soci a qualsiasi livello essi si posizionino nell’organizzazione (Social Media Policy Interna) e tra l’associazione ed utenti (Social Media Policy Esterna).

La Social Media Policy fornisce le principali norme di comportamento che tutti i soci di AICTC ed eventuali professionisti esterni incaricati sono tenuti ad osservare quando utilizzano i social media e pubblicano contenuti e commenti, sia che questo faccia parte del proprio lavoro e avvenga tramite un account collegato ad AICTC sia quando attraverso un account personale si parla direttamente o indirettamente dell’attività dell’Associazione o del ruolo svolto all’interno dell’ente.

L’utilizzo scorretto dei canali social, infatti, può danneggiare anche gravemente l’immagine e la reputazione dell’ente e, di conseguenza, delle figure professionali che prestano la propria opera; può esporre a sospensioni o cancellazioni del profilo, nel caso non si rispettino i termini del servizio contratti con il social media stesso; può esporre anche a danni diretti come richieste di risarcimento, nel caso vengano pubblicati contenuti lesivi del diritto d’autore e di proprietà intellettuale. Una Social Media Policy chiara ed efficace deve quindi tutelare tutti, nella consapevolezza che nel web non esiste separazione tra pubblico e privato.

Anche se direttamente gestita da persone individuate dall’ente, la presenza sui social media di AICTC è responsabilità di tutti i soci, dal momento che la strategia di comunicazione deve garantire:

  • coerenza: la presenza sui social media deve essere integrata nei contenuti e nello stile con gli altri canali di comunicazione dell’ente, online (web, posta elettronica, ecc.) e offline (sportello, telefono, avvisi, )
  • aggiornamento: utilizzare i social media implica il coinvolgimento di utenti e stakeholder camerali con informazioni aggiornate costantemente, anche più volte al giorno
  • apertura: si invita a tenere con l’utenza on line lo stesso comportamento corretto, professionale ed empatico dovuto nei rapporti fisici. Gli utenti dei social media sanno di poter esprimere la loro opinione e quindi sono possibili commenti o critiche nei confronti dell’ente e delle sue iniziative. È quindi necessario un atteggiamento sia di ascolto da parte di chi utilizza gli account aziendali, che deve dare risposte in tempi rapidi secondo le modalità indicate nella presente policy, sia di collaborazione tra uffici nel fornire tempestivamente e in modo accurato le informazioni

In occasione del rinnovo delle cariche, in seguito a modifiche organizzative quali il rinnovo delle cariche istituzionali, AICTC, nella persona del Presidente pro-tempore, individua un incaricato che assume il ruolo di Team Manager Comunicazione. Nel caso in cui non sia possibile individuare un socio che si faccia carico di tale incombenza, l’incarico può essere assunto in via del tutto eccezionale, dal Presidente Nazionale pro-tempore oppure, in alternativa, da un membro del Comitato di Redazione di AICTC.

L’incaricato svolgerà a titolo volontario e gratuito tale incarico, ricorrendo se necessario, ad incarichi conferiti a professionisti esterni all’associazione.

DETTAGLI

Il presente documento di Social Media Policy dettaglia le modalità d’uso, sia a livello associativo o privato, dei social media, in particolare nei seguenti aspetti:

  1. Modalità di gestione di account riconducibili ad AICTC

Il Team Manager Comunicazione anche in collaborazione con professionisti esterni all’Associazione, registra e amministra tutti i profili social dell’ente, anima quelli istituzionali e coordina l’animazione dei profili creati per progetti specifici.

Il Team Manager Comunicazione monitora i social media in cui è presente AICTC e la reputazione dell’ente e dei suoi rappresentanti.

  1. Produzione e pubblicazione dei contenuti

AICTC promuove sui propri canali social contenuti testuali, fotografici e video, che nel momento della pubblicazione devono rispondere sempre a tutti i seguenti criteri:

  • diffusione di novità relative a progetti, eventi, servizi dell’ente, di concreta utilità per gli utenti
  • attualità della notizia a cui il contenuto social deve riferirsi, con testi e/o immagini che ne testimonino o l’accadere in tempo reale (es. un convegno, una conferenza stampa, una fiera, ecc.) o il realizzarsi in breve tempo (una scadenza, un avviso al pubblico)
  • link a pagina del sito istituzionale o, dove esistenti, ai siti di progetto, dove si fa riferimento o si approfondisce il

Inoltre, sono ammessi contenuti relativi a informazioni che valorizzino il patrimonio storico e architettonico dell’ente o particolari curiosità relative all’Associazione.

Le sezioni territoriali che desiderano una copertura sui canali social istituzionali, per programmare la presenza della propria notizia devono rivolgersi con congruo anticipo, e comunque non appena possibile, al Team Manager Comunicazione a cui comunicheranno le proprie necessità. Il Team Manager Comunicazione darà al contenuto una forma di testo coerente con l’evento specifico o con il canale social di destinazione e rispettoso dei principi qui enunciati.

Chi produce il contenuto garantisce che non ci siano dati personali, materiali aziendali o informazioni riservate o protette da diritto d’autore.

Nel preparare i contenuti va ricordato che si sta parlando a nome di AICTC sia chi sono i principali interlocutori, cioè imprese, cittadini, istituzioni. Qualunque messaggio espresso verrà accostato ad una presa di posizione ufficiale dell’Associazione: per questo ci si impegna a dire sempre il vero e a trasmettere valori positivi.

Bisogna anche tener sempre presente che Internet non dimentica e che qualsiasi contenuto può essere “riportato alla luce” e utilizzato contro l’autore: in linea di principio vanno sempre pubblicati contenuti inattaccabili.

Ove possibile e se ritenuto necessario, il Team Manager Comunicazione, anche ricorrendo all’ausilio di professionisti esterni appositamente incaricati, effettuerà live degli eventi nelle forme ritenute più idonee (Twitter, Facebook, video).

  1. Tempi e modi della conversazione

I canali social istituzionali sono gestiti dal Team Manager Comunicazione secondo una programmazione mensile.

Si raccomanda un trattamento dei contenuti che riguardano AICTC secondo le modalità del social utilizzato (retweet, like, ecc.) e una moderata e ponderata partecipazione alla conversazione social.

Eventuali richieste di informazioni non pertinenti al messaggio diffuso, segnalazioni e reclami, anche se pervenuti attraverso messaggi privati veicolati tramite i sistemi di messaggistica integrati nelle diverse reti sociali, devono essere inoltrate immediatamente a segreteria@aictc.org. Se si è in dubbio, non pubblicare nulla, ma confrontarsi immediatamente con il Team Manager Comunicazione.

Chiunque sia a vario titolo autorizzato a pubblicare sui social deve evitare litigi e non rispondere mai alle provocazioni: è compito del Team Comunicazione moderare contenuti inappropriati o diffamatori, postati da utenti privati sui canali istituzionali.

  1. Linguaggio e stile

Il linguaggio deve adeguarsi allo stile del social utilizzato.

A titolo esemplificativo, si ricorda che su Twitter il linguaggio è telegrafico e professionale e l’obiettivo è informare sulla notizia, su LinkedIn è più elaborato e istituzionale, mentre su Facebook lo stile è più vicino al pubblico, senza perdere l’autorevolezza dell’istituzione.

Rimangono valide le regole per la redazione web di qualunque altro testo: scrivere in un italiano corretto, scrivere solo fatti certi e verificati, non mancare di rispetto a persone e/o aziende (pubbliche o private), gruppi o categorie di persone e istituzioni.

Infine, vanno rispettate sempre le regole della buona educazione, in particolare sul web la “netiquette” (Galateo della Rete)

  1. Uso di account personali

I soci di AICTC, nella configurazione, utilizzo e gestione dei propri account privati sui social media sono tenuti a rispettare alcune norme di comportamento, tese a garantire la salvaguardia dell’ente e delle persone che prestano la loro opera.

Il socio può liberamente condividere sui propri profili privati i contenuti diffusi dai canali social di AICTC: informazioni su servizi, iniziative, progetti, video, immagini e/o infografiche.

Nello specifico il socio di AICTC:

  • non può divulgare attraverso i social media informazioni riservate, come la corrispondenza interna, informazioni di terze parti di cui è a conoscenza (ad esempio partner, istituzioni, utenti, stakeholder, ecc.) o informazioni su attività lavorative. servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici, decisioni da assumere e provvedimenti relativi a procedimenti in corso, prima che siano stati ufficialmente deliberati e comunicati formalmente alle parti interessate
  • fermo restando il corretto esercizio del diritto di critica, è bene che si astenga dalla trasmissione e diffusione di messaggi minatori o ingiuriosi, commenti e dichiarazioni pubbliche offensive nei confronti dell’Associazione, riferiti alle attività istituzionali dell’ente e più in generale al suo operato, che per le forme e i contenuti possano comunque nuocere all’Associazione, ledendone l’immagine o compromettendone l’efficienza
  • deve sempre ricordarsi che i propri contenuti anche se privati, una volta messi in rete possono avere risonanza globale
  • deve rispettare la privacy dei colleghi, fatte salve le informazioni di dominio
  • non può divulgare foto, video, o altro materiale multimediale, che riprenda locali e personale senza l’esplicita autorizzazione delle strutture e delle persone coinvolte
  • non può aprire blog, pagine o altri canali a nome di AICTC o che trattino argomenti riferiti all’attività istituzionale dell’ente, senza autorizzazione preventiva del Consiglio Nazionale.

Il presente documento viene approvato dal Consiglio Nazionale di AICTC, riunito in seduta il giorno 27 MAGGIO 2022.

 

 

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